I en värld som snabbt rör sig mot digitalisering, är det inte förvånande att även bokförinspraxis uppdateras för att möta moderna krav. Från och med den 1 juli 2024 introduceras en banbrytande förändring: slopningen av krav på papperskvitton och fakturor. Denna förändring innebär att företag nu kan övergå helt till digitala bokföringssystem.
Aktuella regler för arkivering
Enligt nuvarande lagstiftning måste bokföring och kvitton sparas och aktiveras i minst sju år efter utgången av det aktuella räkenskapsåret. Om du exempelvis köper en dator till ditt företag i januari 2024, måste orginalkvittot sparas till 2032. Denna långa arkiveringstiden säkerställer att det är möjligt att granska ett företags ekonomi i efterhand för att upptäcka och förhindra ekonomisk brottslighet.
Nu slopas papperskvitton och fakturor
Från och med den 1 juli 2024 kan alla papperskvitton och fakturor, förutsatt att de är uppladdade digitals, slopas! Detta innebär att du kan kasta ett papperskvitto så snart du har laddat upp det digitalt, vilket sparar tid och ansträngning i att organisera och arkivera i olika mappar, pärmar eller lådor.
Fortsatt arkivering av digitala underlag
Den nya lagen gäller endast kvitton eller underlag i pappersformat. Digitala underlag ska forfarande aktiveras i minst sju år efter att räkenskapsåret har tagit slut. Dock eftersom det kräver betydligt mindre ansträngning att spara kvitton digitalt, behöver du inte lägga ner tid och energi på detta - bara skanna och vara lycklig!
Fördelarna med digital arkivering
- Effektivitet: Digital arkivering är snabbare och kräver mindre fysisk lagringsplats.
- Säkerhet: Digitala kvitton kan lagras säkert i molnet, vilket minskar risken för förlust eller skada på grund av brand eller en kaffekopp.
- Miljövänligt: Minskad användning av papper bidrar till en mer hållbar miljö.
- Enkelt att söka och hitta: Digitala system för det enkelt att söka och hitta specifika kvitton och dokument när det behövs.
- Det här innebär en avsevärd förenkling för många företag, som kommer att slippa onödig administration och obefogade kostnader. Det är hög tid för att anpassa dessa regler efter den digitala utvecklingen, säger justitieminister Gunnar Strömmer
Sammanfattning
Den nya lagen om slopning av papperskvitton markerar en bytande förändring i hur företag kan hantera sin bokföring. Genom att övergå till digital arkivering sparar vi tid, plats och resurser, samtidigt som vi bibehåller säkerheten och tillgängligheten av viktiga ekonomiska dokument. Detta är ett steg framåt i en alltmer digitaliserad värld och underlättar för företag att hålla ordning på sin ekonomi.
Har du några frågor eller funderingar, kontakta oss gärna så ska vi besvara dessa!