Dags att digitalisera?
Sommaren är här. Vad passar bättre än att se över hur ditt bolag kan effektivisera sin bokföring och räkenskapsinformation?
Digitalisering av redovisningen är ett område som kan skapa många frågor hos ett företag. Trenden att gå digitalt har dock ökat markant, och fördelarna med att digitalisera sin bokföring samt sin verksamhet är många. I detta inlägg kommer vi att gå igenom dessa fördelar, tips för övergång till digital bokföring, och om AI är vägen att gå.
Vad finns det för fördelar med digitalisering?
Effektivitet och tidsbesparing
I samma stund som ditt underlag finns digitalt kan det exempelvis också delas med oss på SEPO Redovisning eller någon annan redovisningsbyrå, ekonomiavdelning eller kollega. Med smidiga automatiseringar och digitala flöden minskar man den tid som spenderas på manuellt arbete och man får snabbare tillgång till ekonomisk information.
Tillgänglighet och samarbete
Digitala system gör det möjligt att komma åt ekonomisk information när som helst och var som helst. Det underlättar samarbetet mellan olika avdelningar, redovisningsbyråer som oss eller andra externa parter. Man kan plocka fram telefonen och skicka faktura direkt när du är hos kund som exempel.
Kostnadsbesparing
Digitalisering minskar behovet av pappersdokumentation och lagringsutrymme avsevärt. Även mindre tid och resurser krävs för att hantera och arkivera fysiska dokument.
Kontroll
Det är lätt hänt att fysiska underlag försvinner eller sprids ut mellan olika mappar och pärmar. Med digitala underlag, som är spårbara, ökar kontrollen över företagets ekonomi. När du registrerar ett kvitto eller annat underlag direkt i samband med händelsen ökar möjligheten att kunna sköta bokföringen dagligen, vilket innebär att du har uppdaterade siffror i realtid.
Ökad kvalitet
När du registrerar underlagen digitalt kan du ofta få hjälp av affärssystemet att tolka och utläsa informationen, samt få indikation när någonting inte stämmer. På det sättet får man ökad kvalitet i arbetet.
Miljövänligt
Minskad användning av papper och andra fysiska underlag bidrar till ett mer hållbart företagande.
Så här kommer du igång
Att komma igång med digitalisering av bokföringen kan verka överväldigande, men med en strukturerad plan kan processen bli smidigare. Fundera på vilka administrativa uppgifter som är mest tidskrävande. Genom att börja i rätt ände kommer du se resultaten direkt och snabbt kunna frigöra tid.
Digitala leverantörsskulder
Inför e-fakturering. Använd ett system som kan hantera dina leverantörsfakturor digitalt. Be dina leverantörer att skicka fakturorna som en e-faktura eller PDF-faktura. Dessa kan då integreras direkt i ditt system som t.ex. Fortnox, Visma eller Bokio och hanteras digitalt med hjälp av fakturatolkning och bankintegration.
Digital kundfaktura
Att övergå till e-fakturering istället för pappersfakturor sparar tid och pengar. E-fakturering säkerställer snabb leverans till mottagaren och minskar risken för missade förfallodagar. Hanteringen är mycket säkrare och du kan vara säker på att mottagaren får fakturan. Genom e-fakturering säkerställer du även att dina kundfakturor innehåller rätt information och rätt summor. På det sättet underlättar du inte bara för dig själv, men även för dina kunder. Förhoppningsvis betalar de även på rätt dag också, vilket är positivt för ditt kassaflöde.
Digital kvittohantering
Det finns flera olika sätt att hantera och underlätta kvitton. Allt från att implementera appar som är direkt uppkopplade till din bokföring, till appar som gör det möjligt att fota kvitton och skicka dessa direkt till ditt bokföringsprogram. Digitala kvitton underlättar administrationen och kan snabbt delas med din redovisningsbyrå eller ekonomiavdelning.
Efter den nya kvittolagen som trädde i kraft den 1 juli 2024 behöver du inte spara på det fysiska kvittot efter att du lagt upp detta digitalt!
Digital lönehantering
Låt anställda tidsrapportera digitalt via en app eller ditt affärssystem. Vid lönekörning kan du enkelt skapa lönebeskedet utifrån de rapporterade timmarna och utläggen. Sedan skickar du ut detta enkelt med ett knapptryck, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
E-signering av avtal
Det blir allt vanligare att man använder e-signering istället för papper. Det snabbar upp och förenklar avtalsprocessen. Genom att man använder sig av sin e-legitimation, som Bank-ID, signerar man avtalet och elektroniska underskrifter är juridiskt bindande samt svårare att förfalska än handskrivna underskrifter.
Sammanfattning
Digitalisering av bokföring och räkenskapsinformation erbjuder många fördelar, inklusive ökad effektivitet, tillgänglighet, kostnadsbesparingar, bättre kontroll och högre kvalitet i arbetet. Det är också miljövänligt. Genom att följa en strukturerad plan och använda rätt verktyg kan övergången till digital bokföring göras smidigt och effektivt, vilket kan ge ditt företag stora fördelar på både kort och lång sikt.
Tänk på att alltid säkerhetskopiera den räkenskapsinformation som lagras digitalt!